비용 계획 신청

업무상 사용할 경비에 대해 계획을 제출하여 참석자에게 미리 비용 사용 계획을 공유할 수 있습니다.

문서 작성 > 비용 계획 신청 또는 내 공간비용 계획 신청 바로가기가 설정되어 있는 경우 선택합니다.

② 사용자가 겸직일 경우 부서를 선택합니다. 소속 부서가 1개일 경우 부서 선택이 노출되지 않습니다.

③ 비용 계획 신청 제목을 입력합니다. (예: 기획팀 회식 비용 계획 신청합니다.)

  • 제목은 선택 값으로 사용자가 입력하지 않으면 시스템에 지정된 제목이 자동 입력됩니다.

④ 비용계획을 신청할 비용 귀속 부서를 선택합니다.

  • 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 겸직 부서 선택과 같이 비용 귀속 부서를 선택합니다. 비용 계획 내용에 알맞은 비용 귀속 부서를 선택하세요.
  • 비용 귀속 부서가 명확한 경우 (소속부서 1개) 부서 선택창이 노출되지 않습니다.

⑤ 비용 계획의 정산 예상일정을 입력합니다. 시작일을 입력하면 종료일은 7일뒤 날짜로 자동 설정되며 수정할 수 있습니다. 설정한 예상 일정 내 미정산 시 해당 비용 계획은 정산 불가합니다.

비용 항목 추가 버튼을 클릭하면 비용 항목 추가 버튼 위로 내역 1 작성 영역이 노출됩니다.

⑦ 비용 항목을 선택합니다.

  • 비용 항목 선택에 따라 참석자를 추가할 수 있으며, 참석자 추가여부는 비용 관리자에 의해 설정됩니다. 비용 항목 설정에 대한 자세한 내용은 WORKPLACE 비용 > 비용 기본 설정 > 비용 항목 코드 관리를 참조하세요.
  • 선택한 귀속부서로 예산이 배정되었을 경우 해당 비용 항목의
  • 정산 예정일의 가용예산이 표시됩니다. 가용 예산은 이월 여부에 따라 해당 시점의 배정 예산 금액에서 해당 시점까지 집행된 금액의 차이로 표시됩니다.

⑧ 사용할 금액을 입력합니다. 금액은 회사에서 설정한 기준 통화로 입력합니다.

⑨ 참석자 추가 영역에 내외부 참석자가 누구인지를 입력합니다.

  • 참석자는 내부 임직원, 외부인을 개별 등록할 수 있으며 등록자 본인은 기본 참석자로 설정됩니다.
  • 내부인의 경우 검색 자동완성을 통하여 입력 가능하며, 부서 입력 시 부서 구성원 전체가 참석자로 추가됩니다.
  • 비용 항목에 따라 참석자를 추가할 수 있는 경우가 관리자에 의하여 설정되며 필수 입력 항목은 아닙니다.
  • 외부인의 경우 소속과 이름을 입력 후 추가 버튼을 클릭하여 참석자로 추가합니다.
  • X를 클릭하여 참석자를 삭제합니다.

⑩ 해당 비용 계획 내역에 관련하여 상세 내용을 입력합니다. 비용 관리자가 환경 설정 관리에서 비용 계획 신청 상세 내용을 [Y]로 설정 시 필수 입력 항목입니다.

⑪ 추가로 신청할 비용계획이 있을 경우 비용 항목 추가 버튼을 클릭하여 ⑦~⑩을 반복합니다.

⑫ 삭제 필요한 내역이 있을 경우 X 버튼을 클릭하여 삭제합니다.

⑬ 신청할 내역이 3건 이상일 경우 접기를 클릭해 상세내역을 접어두고 요약만 볼 수 있습니다.

⑭ 비용계획과 관련하여 처리할 사람에게 남겨야 할 사유를 입력합니다.

⑮ 기 처리된 연관문서가 있는 경우 등록합니다.

펼침을 클릭하여 처리할 사람 및 공유 범위를 설정합니다.

  • 처리할 사람은 비용 관리자의 설정에 의해 정해지며, 내용에 따라 기본 결재선과 다른 결재선(예: 대표이사 결재가 포함된 위반결재선)이 적용될 수 있습니다. 결재선은 워크플로우 관리자가 설정하며 자세한 내용은 WORKPLACE 워크플로우 > 워크플로우 기본 설정 > 결재선 설정을 참조하세요.

임시 저장 버튼을 클릭하면 내용을 임시 저장 목록에 추가할 수 있으며, 전에 임시 저장한 내용을 불러와 편집할 수도 있습니다. 저장 버튼을 클릭하여 감사항목 위반여부 체크 후 비용 계획 신청을 완료합니다.

  • 감사항목은 WORKPLACE 도입 시에 설정되어 있지 않으므로 비용 관리자가 회사 내규에 맞게 비용 항목별 감사항목을 설정해 주어야 합니다. 자세한 내용은 WORKPLACE 비용 > Self Check 관리 > 감사 항목 관리를 참조하세요.
  • 비용 계획 단계에 적용되는 감사는 외부인 포함 시 1인당 금액 제한 및 총 지출 금액 제한입니다. 위반 시 아래와 같은 메시지가 노출되며 비용 계획 신청을 완료할 수 없습니다. 단, 비용 관리자가 해당 감사항목에 대해 기본 결재선과 다른 결재선(예: 대표이사 결재 포함된 위반결재선)을 적용하였을 시, 위반항목이 있어도 워크플로우를 완료할 수 있습니다.

  • 비용 계획 처리상태는 내 공간 > 진행중 문서 혹은 비용 관리 > 비용 계획 현황에서 확인합니다.

비용 정산 신청

업무상 지출한 경비를 정산합니다. 법인카드, 개인카드, 현금 등 다양한 증빙으로 사용된 비용을 정산할 수 있습니다.

사용할 비용에 대해 비용계획을 신청한 경우 그 비용계획을 기반으로 간편하게 비용을 정산할 수 있습니다. 비용 계획 사용여부에 따라 아래와 같이 2가지 경우로 구분됩니다.

구분 사용 미사용
비용 계획 a b

a. 비용 계획을 사용한 경우의 비용 정산 신청

문서 작성 > 비용 정산 신청 혹은 내 공간비용 정산 신청 바로가기가 설정되어 있는 경우 선택합니다.

② 사용자가 겸직일 경우 부서를 선택합니다. 소속부서가 1개일 경우 부서선택이 노출되지 않습니다.

③ 비용 정산 신청 제목을 입력합니다. (예: 기획팀 회식 비용 정산합니다.)

  • 제목은 선택 값으로 사용자가 입력하지 않으면 시스템에 지정된 제목이 자동 입력됩니다.

④ 비용 정산을 신청할 비용 귀속 부서를 선택합니다.

  • 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 겸직부서 선택과 같이 비용 귀속 부서를 선택합니다. 비용 정산 내용에 알맞은 비용 귀속 부서를 선택하세요.
  • 비용 귀속 부서가 명확한 경우 (소속부서 1개) 부서 선택영역이 노출되지 않습니다.

직접 정산 내역 추가 탭을 클릭합니다.

  • 증빙 유형(법인(공용)/법인(개인)/법인(체크)/개인카드/현금)을 입력합니다.
    • 증빙 유형은 법인(공용)/법인(개인)/법인(체크)/개인카드/현금을 등록할 수 있으며, 법인 개인카드를 보유하지 않은 경우 법인(개인) 항목은 노출되지 않습니다.
  • 금액은 기본적으로 회사에서 설정한 기준통화로 입력하며, 외화의 경우 통화유형 선택 후 현지에서 사용한 금액과 기준통화 기준 금액을 각각 입력합니다. (예: 일본 엔화 JPY를 기준통화로 사용하는 회사에서 미국 출장에서 경비를 사용한 경우, USD 100 / JPY 10,000을 함께 입력합니다.)
    • 금액은 영수증의 내용과 동일해야 합니다.
    • 영수증 첨부 버튼을 클릭하여 이미지 파일 및 PDF 파일을 업로드할 수 있습니다. 영수증 파일을 업로드합니다.
    • 영수증을 첨부하지 않으면 사용내역을 추가할 수 없습니다.
    • X를 클릭하면 첨부된 파일이 삭제됩니다.
  • 사용일, 사용처를 입력합니다.

⑥ 사용자가 신청한 비용계획 중 미정산 건이 있을 경우, 비용 사용 계획의 문서조회 버튼이 활성화되고 클릭 시 비용 사용 계획 선택 팝업이 노출됩니다. 정산 내용에 해당하는 비용계획문서를 선택하고 확인을 클릭합니다.

⑦ 선택된 비용 계획의 내용(비용 항목/참석자/상세 내용)이 자동으로 표시됩니다.

  • 비용계획 작성 시 선택한 참석자 영역이 노출됩니다. 내/외부 참석자를 확인하고 필요 시 수정 가능합니다.

⑧ 삭제 필요한 내역이 있을 경우 X 버튼을 클릭해 삭제합니다.

⑨ 신청할 내역이 3건 이상일 경우 접기를 클릭해 상세내역을 접어두고 요약만 볼 수 있습니다.

⑩ 정산과 관련하여 처리할 사람에게 남겨야할 사유를 입력합니다.

⑪ 기 처리된 연관문서가 있는 경우 등록합니다.

펼침을 클릭하여 처리할 사람 및 공유 범위를 설정합니다.

임시 저장 버튼을 클릭하여 내용을 임시 저장 목록에 추가할 수 있으며 전에 임시 저장한 내용을 불러와 편집할 수도 있습니다.

저장 버튼을 클릭하여 정산금액, 예산 및 감사항목 위반여부를 각각 체크한 후 비용 정산 신청을 완료합니다.

  • 정산금액 체크:
    • 정산할 금액을 계획한 금액과 비교하여 금액초과 시 아래와 같은 메시지가 노출되며 워크플로우 진행이 제한됩니다.

  • 예산 체크:
    • 해당 시점의 가용예산과 비교하여 예산초과 시 아래와 같은 예산부족 메시지가 노출되며 워크플로우 진행이 제한됩니다. 이 경우 비용관리자에게 예산증액을 요청하거나, 가용예산의 범위 내에서 정산신청하세요.

  • 감사항목 체크:
    • 감사항목은 WORKPLACE 도입 시에 설정되어 있지 않으므로 비용 관리자가 회사 내규에 맞게 비용 항목별 감사항목을 설정해 주어야 합니다. 자세한 내용은 WORKPLACE 비용 > Self Check 관리 > 감사 항목 관리를 참조하세요.
    • 비용정산단계에 적용되는 감사는 기준금액과 결제방식에 대한 제한 및 외부인 포함 시 1인당 금액에 대한 제한이 있으며 위반 시 아래와 같은 감사항목위반 메시지가 노출되며 비용 정산 신청을 완료할 수 없습니다. 단, 비용 관리자가 해당 감사항목에 대해 기본 결재선과 다른 결재선(예: 대표이사 결재가 포함된 위반결재선)을 적용하였을 시, 위반항목이 있어도 워크플로우를 완료할 수 있습니다.

  • 정산 처리상태는 비용관리 > 비용 정산 현황에서 확인 가능합니다.

b. 비용 계획을 사용하지 않는 경우의 비용 정산 신청

문서작성 > 비용 정산 신청을 선택합니다.

② 사용자가 겸직일 경우 부서를 선택합니다. 소속부서가 1개일 경우 부서 선택이 노출되지 않습니다.

③ 비용 정산 신청 제목을 입력합니다. (예: 기획팀 회식 비용 정산합니다.)

  • 제목은 선택 값으로 사용자가 입력하지 않으면 시스템에 지정된 제목이 자동 입력됩니다.

④ 비용정산을 신청할 비용 귀속 부서를 선택합니다.

  • 2개 이상의 부서에 소속된 경우, 겸직부서 선택과 같이 비용 귀속 부서를 선택합니다. 정산 내용에 알맞은 비용 귀속 부서를 선택하세요.
  • 비용 귀속 부서가 명확한 경우 (소속부서 1개) 부서 선택창이 노출되지 않습니다.

정산 내역 추가 버튼을 눌러 정산할 내역을 입력합니다.

  • 증빙 유형(법인(공용)/법인(개인)/법인(체크)/개인카드/현금)을 입력합니다.
    • 증빙 유형은 법인(공용)/법인(개인)/법인(체크)/개인카드/현금을 등록할 수 있으며, 법인 개인카드를 보유하지 않은 경우 법인(개인) 항목은 노출되지 않습니다.
  • 금액은 기본적으로 회사에서 설정한 기준통화로 입력하며, 외화의 경우 통화유형 선택 후 현지에서 사용한 금액과 기준통화 기준 금액을 각각 입력합니다. (예: 일본 엔화 JPY를 기준통화로 사용하는 회사에서 미국 출장에서 경비를 사용한 경우, USD 100 / JPY 10,000을 함께 입력합니다.)
    • 영수증의 내용과 동일해야 합니다.
  • 영수증 첨부를 클릭하여 이미지 파일 및 PDF 파일을 업로드할 수 있습니다. 영수증 파일을 업로드합니다.
    • 영수증을 첨부하지 않으면 사용내역을 추가할 수 없습니다.
    • X를 클릭하면 첨부된 파일이 삭제됩니다.
  • 사용일, 사용처를 입력합니다.
  • 비용 항목을 선택합니다. 참석자를 추가할 수 있습니다.
    • 참석자는 내부 임직원, 외부인을 개별 등록할 수 있으며 등록자 본인은 기본 참석자로 설정됩니다.
    • 내부인의 경우 검색 자동완성을 통하여 입력 가능하며, 부서 입력 시 부서 구성원 전체가 참석자로 추가됩니다.
    • 비용 항목에 따라 참석자를 추가할 수 있는 경우가 관리자에 의하여 설정되며 필수 입력 항목은 아닙니다.
    • 외부인의 경우 소속과 이름을 입력 후 추가 버튼을 클릭하여 참석자로 추가합니다.
    • X를 클릭하여 참석자를 삭제합니다.
  • 비용 정산과 관련하여 상세내용을 입력합니다. 비용 관리자가 환경 설정 관리에서 비용 정산 신청 상세 내용을 [Y]로 설정 시 필수 입력 항목입니다.

⑥ 정산과 관련하여 처리할 사람에게 남겨야 할 사유가 있는 경우 입력합니다.

⑦ 기 처리된 연관문서가 있는 경우 등록합니다.

펼침을 클릭하여 처리할 사람 및 공유 범위를 설정합니다.

임시 저장 버튼을 클릭하여 내용을 임시 저장 목록에 추가할 수 있으며 전에 임시 저장한 내용을 불러와 편집할 수도 있습니다.

저장 버튼을 클릭하여 예산과 감사항목 위반여부를 각각 체크한 후 비용 정산 신청을 완료합니다.

  • 예산 체크:
    • 해당 시점의 가용예산과 비교하여 예산초과 시 아래와 같은 예산부족 메시지가 노출되며 워크플로우 진행이 제한됩니다. 이 경우 비용 관리자에게 예산증액을 요청하거나, 가용예산의 범위 내에서 정산신청하세요.

  • 감사항목 체크:
    • 감사항목은 WORKPLACE 도입 시에 설정되어 있지 않으므로 비용 관리자가 회사 내규에 맞게 비용 항목별 감사항목을 설정해 주어야 합니다. 자세한 내용은 WORKPLACE 비용 > Self Check 관리 > 감사 항목 관리를 참조하세요.
    • 비용정산단계에 적용되는 감사는 기준금액과 결제방식에 대한 제한 및 외부인 포함 시 1인당 금액에 대한 제한이 있으며 위반 시 아래와 같은 감사항목위반 메시지가 노출되며 비용 정산 신청을 완료할 수 없습니다. 단, 비용 관리자가 해당 감사항목에 대해 기본 결재선과 다른 결재선(예: 대표이사 결재 포함된 위반결재선)을 적용하였을 시, 위반항목이 있어도 워크플로우를 완료할 수 있습니다.

  • 비용 정산 처리상태는 비용 관리 > 비용 정산 현황에서 확인 가능합니다.

서식별 제목 구성 및 예시

문서 작성 시 문서 제목을 입력하지 않은 경우 자동으로 문서 요약 정보가 제목으로 제공됩니다. 처리할 사람이 문서 제목만으로 결재할 내용이 무엇인지 알 수 있습니다.

작성자가 제목을 입력하지 않은 경우에 아래와 같이 문서 및 메일 제목이 제공됩니다.

서식명 작성문서 제목 작성문서 제목 예시 처리할 메일 제목 처리할 메일 제목 예시
비용 계획 신청 서식명 - 비용 항목 외n건, 통화단위 금액 비용 계획 신청 - 사무용품 2,500 JPY(¥) 작성자 서식명 - 비용 항목 외n건, 통화단위 금액 이지안 비용 계획 신청 - 해외출장경비 외1건, 10,000 JPY(¥)
비용 정산 신청 서식명 - 비용 항목 외n건, 금액 통화단위 비용 정산 신청 - 사무용품 2,500 JPY(¥) 작성자 서식명 - 비용 항목 외n건, 금액 통화단위 이지안 비용 정산 신청 - 해외출장경비 외1건, 10,000 JPY(¥)

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