사용하기 전에

Q. 네이버 클라우드 플랫폼 WORKPLACE 기본 정보를 설정하는 이유가 무엇인가요?

  • WORKPLACE는 회사 정보를 생성하고 축적하며 동시에 공유하는 시스템입니다. 따라서 정보 보관 전에 어떤 정보를 어떻게 보관할지에 대한 기준 설정이 필요합니다.

Q. 사명이 변경되었습니다.

  • 사명 정보가 입력되어 있는 각 메뉴에서 직접 수정 가능합니다. WORKPLACE 관리 내 회사 정보 관리, 회사 로고 및 컬러 관리에서 사명 정보를 변경하세요.
  • 조직도의 최상위 조직명을 변경합니다. 구성원 > 조직도로 이동하여 최상위 조직을 선택하고 부서명을 변경된 사명으로 변경합니다.
  • WORKPLACE URL로 사용되는 회사 아이디는 온라인에서 바로 변경이 어렵습니다. 고객지원에 문의주세요.

Q. 회사 휴일 설정과 연차 차감 설정의 다른 점은 무엇입니까?

  • 회사 휴일 설정에서는 국가별 달력 정보에 기반한 휴무일 및 주휴일을 설정합니다. 회사 창립 기념일과 같은 매해 반복되는 휴무일을 설정해두면 별도의 부재 신청 없이, 연차 소진 없는 휴일이 됩니다. 지정한 휴일 중에 연차 차감이 필요한 휴일의 경우, [근태] > [구성원] > [연차 차감 설정]에서 근무 구분을 변경합니다.

Q. 2개 언어 이상을 사용할 수 있나요?

  • WORKPLACE 관리자는 기본 언어와, 사용자가 추가로 사용할 수 있는 언어를 설정합니다. 사용자는 관리자가 설정한 언어 중에서 본인의 화면에 표시할 언어를 선택할 수 있습니다. 단, 기본 언어로 설정된 항목은 반드시 입력해야 합니다.

Q. 회사 아이덴티티를 WORKPLACE에 적용하고 싶습니다.

  • 회사 로고 및 컬러 설정을 통해 WORKPLACE 로그인 화면, 메인 화면에 회사의 아이덴티티 연출이 가능합니다.

소개

WORKPLACE 기본 정보 설정을 통해 회사 맞춤형 정보 관리 환경을 구축합니다.

회사의 기본 정보를 입력하고, 로고 및 대표 컬러를 설정해 회사의 아이덴티티를 WORKPLACE에 적용합니다. 서비스 상단 메뉴에 WORKPLACE 확장 서비스와 회사 홈페이지와 같은 관련 사이트의 바로가기를 등록하면 사용 접근성을 높일 수 있습니다. 회사 휴일 관리는 WORKPLACE가 제공하는 국가별 캘린더로 간편하게 설정 가능합니다. 사용할 다국어 설정으로 글로벌 비즈니스 환경에 최적화된 업무 환경을 제공할 수 있습니다.

WORKPLACE 관리의 흐름

  • WORKPLACE는 가입 후 바로 사용이 가능하도록 기본 설정이 완료되어 제공됩니다. 필요에 따라 기본 환경 메뉴에서 내용을 추가할 수 있습니다.
  • 사원 정보 등록을 담당할 관리자를 초대하고, 사원 가입을 위한 비밀 번호 정책을 검토합니다.
  • 관리자 역할에 대한 설명은 WORKPLACE 시작하기 > 관리자 역할 내용을 참고하세요.

WORKPLACE Admin 서비스 접속 방법

  • WORKPLACE의 Admin 메뉴는 내 공간에서 서비스 상단 메뉴에 포함되어 있습니다.
  • 'Admin' 메뉴는 관리 권한이 있는 사용자 화면에만 노출됩니다.

회사 정보 관리

가입 시 입력한 회사 정보가 기본적으로 반영되어 제공됩니다.

  • 다국어를 사용하는 경우, 회사명의 다국어 입력 버튼 [A]를 클릭하여 다국어 정보를 입력합니다.
  • WORKPLACE 신청 시 설정한 국가, GMT 시간, 기준 통화, 언어 기본값을 확인할 수 있습니다.
  • 회사 URL은 변경할 수 없습니다.

언어/시간대 설정

WORKPLACE에서 관리자가 입력값 언어를 선택할 수 있습니다.

  • 다국어 사용 여부를 설정할 수 있으며 선택한 언어만큼 추가 및 관리가 가능합니다.

입력값 언어란?

  • 직급 명칭(예: 부장, 과장, 연구원) 등 관리자가 설정한 값을 말합니다.

회사 로고 및 컬러 관리

WORKPLACE 대표 URL의 로그인 페이지, PC 화면, 모바일 앱 로딩 및 화면 상단에 표시되는 회사 로고 또는 회사명을 설정할 수 있습니다. 컬러를 설정하면 WORKPLACE에 회사 아이덴티티를 강화할 수 있습니다. 로고의 형태 변형을 막기 위해 권장 해상도의 이미지를 사용합니다.

① 회사명을 입력하거나 로고 이미지를 등록합니다. 이미지는 투명 배경, 380x112pixel을 권장합니다.

② WORKPLACE 기본 로고 노출(사용 안함), 회사명 노출 혹은 로고 이미지 노출을 설정합니다.

③ 메뉴 영역 배경 컬러 및 포인트 컬러를 설정합니다.

[WORKPLACE PC - 메뉴 배경 컬러 적용 예시]

[WORKPLACE PC - 회사명 및 컬러 적용 예시]

  • 회사 로고 이미지 적용의 경우, PC에서 문서 출력 시 하단에 회사 로고 이미지가 표시됩니다.

[WORKPLACE 모바일 - 컬러 적용 예시]

서비스 상단 메뉴

서비스 상단에 WORKPLACE 확장 서비스와 회사 홈페이지와 같은 자주 방문하는 사이트의 바로가기를 메뉴로 등록하면 접근성을 높일 수 있습니다. WORKPLACE Admin, 구성원, 워크플로우, 근태, 비용 서비스는 사용 권한이 있는 경우 기본으로 제공됩니다.

  • 등록된 이미지가 없을 경우 기본 이미지로 표시됩니다. 이미지 권장 사양은 3MB 미만, 20x20pixel, PNG 파일입니다.
  • 서비스를 클릭하면 서비스 페이지가 열릴 위치를 새 창 열림/현재 창 전환/지정 창 열림 중에서 선택할 수 있습니다.

서비스 상단 메뉴 구성 예시

  • Admin, 구성원, 워크플로우, 근태, 비용 메뉴는 권한 획득 시 상단 메뉴에 자동으로 추가됩니다.

[관리자]

기본 제공 메뉴 NCP 관리자 WORKPLACE 관리자 워크플로우 관리자 구성원 관리자 비용 관리자 근태 관리자
WORKPLACE Admin
워크플로우 서비스
구성원 서비스
비용 서비스
근태 서비스

회사 휴일 관리

회사의 휴일/휴무를 설정합니다.

① 국가별 캘린더 사용 여부 및 주휴일을 설정합니다. 기준 언어를 '일본어'로 설정 시, 일본 캘린더가 자동 반영됩니다.

  • 주휴일로 설정된 날은 휴일로 표시됩니다.

② 캘린더에서 특정 날짜를 선택하여 회사 휴무로 지정합니다.

  • 회사 휴무로 지정된 날은 휴무로 표시됩니다.

③ 국가별 캘린더 사용 혹은 회사에서 휴무일 지정 시 휴무 목록에 휴무일이 노출됩니다.


회사 휴일로 설정된 날에 사용된 비용 정산 시, 정산 후 사후관리가 가능합니다. [비용] > [Self Check 조회] > [휴일 사용]에서 회사 휴일에 사용한 비용 정산은 작성자에게 소명을 요청할 수 있습니다.


휴일 변경 사항은 다음의 항목에 영향을 줄 수 있으며 조정이 필요할 경우 근태 관리자가 근로시간 변경, 연차 조정을 수동으로 수행해야 합니다.

  • 근로시간에 합산되는 부재 신청이 있었을 경우 이미 신청한 부재일이 종일 근무였더라도 휴일로 변경되지 않습니다.
  • 근무 방식이 설정된 과거 일자는 당시 근로일인 경우 휴일로 변경되지 않습니다.

내 공간 관리

'내 공간'에 기본적으로 노출할 항목을 설정합니다. 관리자가 설정한 노출 항목은 모든 사원에게 공통으로 적용되며 사용자가 해제할 수 없습니다. 관리자가 선택하지 않은 항목에 대해 추가 설정을 원할 경우 사용자가 개별적으로 추가할 수 있습니다.

  • 가이드: 사용자의 내 공간에 워크플로우 작성 가이드('구성원 조회/결재 문서 작성/ 문서 결재/문서 조회/알림 설정')의 노출여부를 설정합니다.
  • Task: 사용자의 내 공간에 처리할 문서/이번주 알림 내역/출퇴근 카드/정산 내역/비용 계획 미정산 내역의 노출여부를 설정합니다.
  • 바로 작성하기: 사용자의 내 공간에 자주 사용하는 서식의 바로가기를 설정합니다. WORKPLACE가 기본으로 제공하는 '일반' 서식 및 비용/근태 사용 시 제공되는 서식이나 회사에서 생성한 서식도 바로가기 설정을 할 수 있습니다.

최신 공유 소식 관리

사용자의 '최신 공유 소식' 화면에 표시될 영역을 설정합니다.

  • 부재 일정 영역: 근태 서비스 사용시 '부재 일정' 영역이 '사용'으로 추가되며, '사용자 > 최신 공유 소식'에 영역이 노출됩니다.
    • 부재 일정 서식으로 작성한 문서가 나열됩니다. 부재 일정 문서는 다른 영역에 노출하도록 설정할 수 없습니다.
    • 사용안 함으로 변경 시 '사용자 > 최신 공유 소식'에 '부재 일정' 영역은 표시되지 않습니다.
  • 비용 영역: 비용 서비스 사용 시 '비용' 영역이 '사용'으로 추가되며, '사용자 > 최신 공유 소식'에 영역이 노출됩니다.
    • 비용 계획/비용 정산 신청 서식으로 작성된 문서가 나열됩니다. 비용 계획/비용 정산 신청 문서는 다른 영역에 노출하도록 설정할 수 없습니다.
    • 사용안 함으로 변경 시 '사용자 > 최신 공유 소식'에 '비용' 영역은 표시되지 않습니다.
  • 영역 추가: [추가]를 눌러 새로운 영역을 추가할 수 있습니다.
    • 구분명을 입력합니다. (예: 근무)
    • 사용여부를 '사용'으로 설정합니다.
    • '보기'를 눌러 서식을 지정합니다. 팝업에서 등록할 서식을 선택하고 [등록] 버튼을 클릭합니다. 해당 서식으로 작성된 문서가 이 영역에 표시됩니다.

서비스 사용 설정

WORKPLACE 근태 및 비용 서비스 사용 여부를 설정합니다.

근태 서버스를 사용하면 회사 특성에 맞는 근무 방식을 생성하고 사원별 근무 패턴에 따라 출퇴근을 기록할 수 있습니다. 사원들의 출퇴근 시간은 근로 시간으로 계산되며, 지각이나 조퇴, 의무 근로(코어 타임)를 관리할 수 있습니다.

비용 서비스를 사용하면 비용 정산 신청 시 내외부 참석자를 추가하여 경비 사용을 투명하게 관리할 수 있습니다. 회사의 경비 사용 규칙을 미리 설정하여 사원 스스로 경비 규칙에 맞게 사용했는지 체크할 수 있습니다. 회식비 등 예산 관리가 필요할 경우, 회식비로 지출되는 예산을 부서별로 배정해주고, 월별 일정 금액을 사용하게끔 관리할 수 있습니다.

① [Admin] > [서비스 사용 설정] 메뉴로 이동합니다.

② 근태 혹은 비용 서비스 사용 여부를 변경합니다.

'근태' 서비스 사용 시 화면변화

  • 내 공간에 출퇴근 ON/OFF 영역이 활성화 됩니다.
  • [내 공간] > [문서 작성]에 부재일정, 근무 계획 신청(사용 시), 근무 결과 신청 서식이 노출됩니다.
  • [내 공간] > [부재 관리]가 근태 관리로 변경되며 하위에 출퇴근 현황, 근무 현황이 제공됩니다.
  • [내 공간] > [매니지먼트] 메뉴를 활성화하여 조직관리에 활용할 수 있습니다.
  • [구성원] > [사원 정보]에 입사일, 근무 형태가 필수 입력 값으로 변경됩니다.
  • [Admin]> [권한 관리]에서 근태 관리 권한이 추가됩니다.
  • 서비스 상단 메뉴에 [근태] 메뉴가 추가됩니다.
  • 사용하고 있던 근태 서비스를 더이상 사용하지 않을 경우, 위의 항목들이 모두 비활성화 됩니다.

'비용' 서비스 사용 시 화면변화

  • 내 공간에 이달의 정산 내역, 비용 계획 미정산 내역(비용 계획 사용 시) 카드가 활성화 됩니다.
  • [내 공간] > [문서 작성]에 비용 계획 신청(비용 계획 사용 시), 비용 결과 신청 서식이 노출됩니다.
  • [내 공간] > [비용 관리] 메뉴가 노출되며 하위에 비용 정산 현황, 비용 계획 현황, 예산 현황 메뉴가 제공됩니다.
  • [Admin] > [권한 관리]에서 '비용' 관리 권한이 추가됩니다.
  • 서비스 상단 메뉴에 '비용' 메뉴가 추가됩니다.
  • 사용하고 있던 비용 서비스를 더이상 사용하지 않을 경우, 위의 항목들이 모두 비활성화 됩니다.

비밀번호 정책 관리

비밀번호 정책을 설정합니다. 최적의 보안 관리를 위한 설정이 기본 설정되어 제공됩니다.

모바일 기기 현황

WORKPLACE에 연결된 사용자의 모바일 기기정보를 확인합니다.

로그인 현황

사용자의 WORKPLACE 접속 상황을 확인합니다.

  • 도메인 내의 로그인을 추적하고 성공, 실패 또는 의심되는 로그인을 표시합니다.
  • 로그인 정보는 최대 3개월만 보관합니다.
  • 검색 기간은 최대 1개월만 선택 가능합니다.
  • 데이터를 다운로드해서 확인하실 수 있습니다.

고객지원 접근 허용

WORKPLACE 사용 중 발생한 장애처리 시 고객 정보 접근으로 문제의 원인과 해결점을 찾아야 할 경우 고객 동의 후 고객 정보에 접근해야 합니다. 장애 처리 후 해당 페이지에서 동의 체크를 풀어 고객지원이 접근하는 것을 차단할 수 있습니다.

파트너사 또는 회사(네이버클라우드㈜)는 접근 목적을 위해서만 접근 정보에 접근하며, 회사는 중대한 과실이 없는 한 일체의 책임을 지지 않습니다.

① [보안] > [고객지원 접근 허용] 메뉴로 이동하여 '동의합니다'에 체크합니다.

② [저장]을 클릭합니다.

접속 IP 설정

WORKPLACE는 어디에서나 접근 가능한 공용 네트워크를 사용하므로, 회사가 사용하는 사설 네트워크 하에서만 WORKPLACE를 접속할 수 있도록 설정할 수 있습니다. WORKPLACE 모바일 앱에서는 접속IP 설정과 무관하게 사용 가능합니다.

① [Admin] > [보안] > [접속 IP 설정] 메뉴로 이동합니다.

② 접속 IP 제한 여부를 선택합니다.

③ ②에서 '지정한 IP에서만 접속 허용' 선택 시 허용할 IP 혹은 IP 대역을 입력합니다.

  • IP 지정에 도움을 주고자 우측 상단에 내 접속 IP를 제공하고 있습니다.
  • 회사의 IP 주소(xxx.xxx.xxx.xxx) 및 대역(xxx.xxx.xxx.0/24)을 확인하여 지정한 IP에서만 접속할 수 있도록 합니다.
  • 허용된 IP 범위 외에서 접속 시 로그인이 제한됩니다.

'대표 관리자는 모든 IP에서 접속 허용'에 체크하여 대표 관리자는 접속 제한 없이 모든 IP에서 접속하게 할 수 있습니다.

대표 관리자는 WORKPLACE 관리자 중 '대표' 표시가 붙어있는 사원으로, 네이버 클라우드 플랫폼 관리 권한과 WORKPLACE 관리 권한을 동시에 가진 1명의 사용자를 '대표 WORKPLACE 관리자'라 정의합니다. 대표 관리자 변경은 관리자 역할 설명을 참고하세요.

⑤ [저장]을 클릭합니다.

만약 접속 IP를 잘못 입력하여 모든 사원이 WORKPLACE 진입이 어렵다면, 고객지원으로 문의하세요.

데이터 Export

WORKPLACE에서 생성된 모든 자료와 정보는 고객사 소유의 데이터로 생성된 내역을 상시 다운로드할 수 있습니다. 현재까지 생성된 모든 문서와 구성원 정보 전체를 일괄 다운로드해 보관용으로 활용하거나, 이용 중인 타 솔루션으로 이관할 수 있습니다. 특히 문서의 경우 완료(거절 및 취소 포함) 된 문서를 개별 PDF로 저장하여 제공하므로 회사의 중요 문서 보관에 도움이 됩니다.

오랜 기간 WORKPLACE를 사용해온 고객이라면 생성 정보가 많아 백업 정보를 전달드리는 데 시간이 소요될 수 있습니다. 백업 신청 후 다운로드 준비가 완료되면 메일로 안내 드리고, 바로 다운로드할 수 있도록 하였습니다.

① [Admin] > [보안] > [데이터 백업] 메뉴로 이동합니다.

② 서비스별 다운로드 가능한 목록 및 파일 형식을 확인합니다.

  • 사용 중인 서비스에 한해 다운로드합니다.
  • 원하는 서비스나 메뉴나 생성 시기를 선택적으로 다운로드할 수 없으며 Zip파일 형태로 전체 내역을 다운로드합니다.
  • 워크플로우 문서는 진행 중인 상태의 정보는 다운로드하지 않습니다.
  • 문서의 첨부파일도 다운로드합니다.
  • 문서는 작성일 기준의 폴더로 구분되어 다운로드합니다.
  • 회사가 설정한 언어로 다운로드합니다.

③ [신청] 버튼을 클릭하여 데이터 백업을 신청합니다. 신청이 완료되면 [다운로드] 버튼이 노출됩니다.

  • 다운로드 준비가 완료되면 알림 메일이 발송됩니다.
  • 백업할 정보가 많지 않은 경우, 즉시 다운로드 가능합니다.

④ 다운로드 신청 중 취소를 원할 경우 [백업 초기화]를 눌러 취소할 수 있으며 초기화 버튼을 누르면 다운로드 중의 파일이 삭제됩니다.

서비스 초기화

WORKPLACE 사용 시 생성된 문서나, 이용 로그 등을 초기화하거나 설정 값들까지 모두 초기화 할 수 있는 기능을 제공합니다. 초기화를 원할 경우 네이버클라우드 고객지원에 문의를 하여, 상담 후 고객지원에서 '서비스 초기화' 메뉴를 요청일부터 7일간 오픈합니다.

① [Admin] > [보안] > [데이터 백업]으로 이동합니다. 초기화 전 데이터 백업을 통해 사용하던 정보를 모두 다운로드 받은 후 초기화를 진행합니다.

② '서비스 초기화' 탭 메뉴를 선택합니다. 고객지원에서 초기화 기간에만 일시적으로 오픈하는 기능입니다.

③ 초기화 작업 가능 기간이 표시됩니다. 해당 기간이 지나면 서비스 초기화 메뉴는 보이지 않습니다.

④ 초기화 방식을 선택합니다.

  • 데이터 초기화 : 설정 정보를 제외한 모든 입력 값을 초기화하는 방식입니다.

    • 워크플로우: 작성했던 모든 문서가 삭제되어 초기화됩니다.
    • 근태: 부재 내역, 연차 변경 내역, 특별 휴가, 경조/출장 내역, 출퇴근 내역, 근무 결과 신청 내역이 모두 삭제되어 초기화됩니다.
    • 비용: 예산/정산/계획 내역, 위반/소명 내역이 모두 삭제되어 초기화됩니다.
    • 로그 정보: 서비스별 Timeline, 모바일 기기 현황, 로그인 현황이 삭제되어 초기화됩니다.

    • 내 공간: 사용자 > '내 정보'를 제외한 모든 문서, 작업 내역이 삭제되어 초기화 됩니다.

    • 로그인: WORKPLACE 로그인 비밀번호는 유지됩니다.
  • 서비스 초기화 : 입력 값 및 설정 정보까지 모두 초기화하는 방식입니다. 데이터 초기화에서 수행했던 초기화 항목과 함께 관리자가 설정한 값(예: 워크플로우 결재선 설정) 이 모두 삭제되어 초기화 됩니다. 초기화 시 특이사항이 있는 항목은 아래 내용을 참조하세요.

    • 구성원
      • 부서: 회사가 [구성원] > [조직 정보] > [조직도]에서 구성했던 조직도는 모두 초기화되며 최상위 부서만 유지됩니다. 사원의 부서정보도 최상위 부서로 변경 됩니다.
      • 고용 형태 : 회사가 [구성원] > [구성원 정보] > [기본 정보 설정]에서 구성했던 고용형태는 모두 초기화 되며 임시적으로 '대기' 상태로 변경 됩니다.
      • 사원 관리: 재직인 사원만 표시됩니다.
      • 사원의 인사카드는 필수 정보(이름, 부서: 최상위 부서, 업무 메일, 개인 메일)만 유지됩니다.
    • 관리 권한: 회사가 권한 관리에서 구성했던 권한은 모두 초기화 되며 WORKPLACE 대표 관리자만 모든 서비스의 관리자로 유지됩니다.
    • 내 공간: 사용자 > '내 정보'의 인사 필수 정보만 유지됩니다.
    • 로그인: WORKPLACE 로그인 비밀번호는 유지됩니다.
    • WORKPLACE Developers : Developers 사용 중인 회사인 경우 설정 사항이 초기화됩니다.

문서 삭제 내역

워크플로우 > 문서 관리에서 삭제한 문서가 있을 경우 이 메뉴가 노출되며 문서 삭제 기록을 확인할 수 있습니다.

[보안] > [문서 삭제 내역] 메뉴로 이동합니다.

  • 삭제된 문서 내역 및 사유를 확인합니다.
  • Pdf 다운로드 아이콘을 눌러 삭제된 문서 내용을 다운로드 받을 수 있습니다. 문서 삭제는 가이드를 참고하세요.

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