사용하기 전에

Q. 비용 서비스 권한은 어떻게 획득하나요?

소개

WORKPLACE 비용 서비스는 회사의 경비 사용 규칙을 설정하여 정산 시 위반사항을 확인할 수 있는 Self check 기능을 제공하고 부서별 예산을 수립할 수 있습니다. 비용 정산 신청 시 내외부 참석자를 추가하고 처리 과정을 투명하게 관리할 수 있고 위반 사항에 대한 소명요청 관리를 할 수 있습니다.

비용 서비스 접속 방법

  • 비용 서비스는 화면 상단에 위치한 메뉴를 통해 접근할 수 있습니다.
  • '비용' 메뉴는 권한이 있는 사용자에게만 노출됩니다.

환경 설정 관리

비용 서비스의 환경 설정에서는 결산 구분, 정산 가능 기간, 예산 사용 여부, 비용 계획 사용 여부, Self Check 사용 여부, 서식 필수 입력 설정 등 기본 정보들을 설정합니다.

비용 > 설정 > 환경 설정 관리를 선택합니다.

결산 구분 값을 설정합니다.

  • 결산구분은 4월로 기본 노출되며 수정 가능합니다.

정산 가능 기간을 설정합니다.

  • 비용 정산 신청 가능 기간을 설정할 수 있습니다. 오랜 기간 정산하지 않아서 생기는 비용 관리의 Risk가 있다면 정산 가능 기간을 짧게 설정하여 사용 즉시 바로 바로 정산하도록 설정할 수 있습니다.
  • 비용 사용일로부터 설정된 기간 내에 정산 가능하게 됩니다.
  • '0일'로 설정 시 기간 제한 없이 정산 가능합니다.

예산 사용 여부를 선택합니다.

  • 회사의 비용 지출에 대한 예산을 부서별(혹은 개인별), 비용 항목별로 관리할 경우 사용합니다.
  • 예산은 1년 단위로 수립할 수 있으며, 전년도 편성 내역을 가져와 손쉽게 적용할 수 있습니다.
  • 예산 사용 여부를 N으로 설정 시 예산 통제, 예산 현황 등과 같은 예산과 관련된 일련의 기능을 사용할 수 없습니다.

비용 계획 사용 여부를 선택합니다.

  • 사용할 비용에 대한 계획을 신청할 경우 사용합니다. 참석자에게 미리 비용 지출 계획을 공유할 수 있으며 비용 계획이 정산으로 이어지게 되어 비용사용 후 간편하게 정산이 가능합니다.
  • 비용 계획 사용 여부를 Y로 설정 시 사용자에게는 비용 계획 신청, 비용 관리 > 비용 계획 현황, 비용 관리자에게는 비용 > 비용 신청 현황 > 계획 신청 현황 메뉴가 오픈됩니다. 사용자가 신청한 비용계획 중 미정산 건이 있을 경우 내공간 > 미정산내역(비용 계획 정산 신청) 영역에 노출됩니다.

Self Check 사용여부를 선택합니다.

  • 감사항목 설정하여 비용계획, 비용 정산 신청 시 기준 금액 혹은 휴일 사용 등에 대한 감사기능을 사용할 경우 사용합니다.
  • Self Check 사용 시, 비용 > Self Check 관리, Self Check 조회 메뉴가 노출되며 감사 위반 내역/휴일 사용/중복 사용 등에 대한 리포트 기능을 제공하고, 위반 사항에 대한 소명요청 관리를 할 수 있습니다.

⑦ 서식 필수 입력여부를 설정을 합니다. [Y] 선택 시 비용 계획 신청, 비용 정산 신청 시에 각 내역의 상세내용을 필수로 입력해야 합니다.

예산 과목 코드 관리

예산 과목을 설정하고 관리합니다.

비용 > 설정 > 예산 과목 코드 관리를 선택합니다.

② 검색영역에서 예산과목명을 입력하여 원하는 결과를 빠르게 검색할 수 있습니다.

예산과목명을 수정하거나 이월여부, 순서, 사용여부를 변경할 수 있습니다.

  • 이월은 비용 > 환경설정에서 설정한 결산 구분을 기준으로 1년 내만 가능합니다. (예: 결산구분이 12월인 경우 이월은 당해 1월부터 12월까지만 가용예산 이월가능.)
  • 사용 중인 예산과목을 '사용 안 함'으로 수정하고자 할 때, 우선 설정 > 비용 항목 코드 관리에서 해당 예산과목이 선택되어 있는 비용항목을 다른 예산과목에 매칭하거나 그 비용 항목 코드 사용을 'N'으로 변경한 후 예산과목 사용을 'N'으로 변경해 주세요.

추가를 클릭하여 신규 예산과목을 추가합니다.

[저장] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

비용 항목 코드 관리

비용 > 설정 > 비용 항목 코드 관리를 선택합니다.

검색 영역에서 비용 항목명을 입력하여 원하는 결과를 빠르게 검색할 수 있습니다.

  • 제공되는 비용 항목의 참석자 추가 여부, 예산 과목(비용 > 환경 설정 관리에서 예산 '사용' 시) 및 사용 여부 수정이 필요할 경우 수정할 수 있습니다.

[추가]를 클릭하여 신규 비용 항목을 추가할 수 있습니다.

  • 맨 아래에 신규 행이 생성됩니다.
  • 비용 항목 코드를 입력합니다.
  • 비용 항목 코드명을 입력합니다.
  • 참석자 추가 여부를 선택합니다. [Y]인 경우 비용 정산 신청 작성 시 내부인 및 외부인 참석자를 입력할 수 있습니다.

  • 예산 과목 코드를 선택합니다. [비용] > [환경 설정 관리]에서 예산을 '사용' 시에만 보이는 필드입니다.

  • 비용 항목 코드 사용여부를 선택합니다.

[저장] 버튼을 클릭하여 저장합니다.

카드 관리

카드사와 카드 정보를 관리합니다.

비용 > 설정 > 카드 관리를 선택합니다.

'+ 카드사 추가' 버튼을 클릭하면 카드사 선택 팝업이 노출됩니다.

  • 회사에서 사용하는 카드사가 있을 시 선택하고 저장을 누릅니다. 카드사를 등록하여야 개별 카드를 등록할 수 있습니다.

③ 카드사명 탭의 X를 눌러 등록된 카드사를 삭제할 수 있습니다. 삭제하려는 카드사로 등록된 법인카드가 있는 경우 해당 카드사의 법인카드를 모두 삭제 후 카드사 삭제가 가능합니다.

추가 버튼을 클릭하여 회사에서 사용할 법인카드를 추가합니다.

  • 카드번호/카드별칭/보유사원(카드 담당자)을 입력합니다.
    • 보유사원을 입력하면 법인카드 승인 내역을 제공하여 개인별 비용 정산을 손쉽게 진행할 수 있습니다.
  • 카드구분을 선택합니다.
  • 카드 유효기간을 MM/YY 형식으로입력합니다.
  • 카드 사용 Y/N을 선택합니다. 사용을 'N'으로 변경하면, 비용정산 신청 시 카드 선택에 해당 카드가 노출되지 않습니다.

⑤ 카드 선택 후 삭제 버튼을 눌러 카드를 삭제합니다.

⑥ 저장 버튼을 눌러 저장합니다.

⑦ 등록된 총 법인카드수를 표시합니다.

⑧ [다운로드] 버튼을 클릭하여 등록된 카드사별 카드정보를 다운로드합니다.

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